A NAV által kiadott közleményében kifejtette, hogy egy vállalkozás szabályos és biztonságos működéséhez szükséges az üzleti partnereink ellenőrzése. Nem beszélve arról, hogy a befogadott számlában lévő áfa levonási jogunkat a NAV adott ellenőrzés során vitathatja, akár adóbírságot is kiszabhat. Adóellenőrzéskor akár komoly hátrány is érheti azokat, akik nem járnak el kellő körültekintéssel üzletfelük, beszállítóik kiválasztásakor.
Milyen szempontok szerint ellenőrizzük üzleti partnerünket?
Fontos utánanéznünk már a szerződéskötés vagy a gazdasági ügylet előtt, hogy az üzleti partnerünk ténylegesen folytatja- e a tevékenységét a székhelyén. Szerepel-e a cégjegyzékben vagy az egyéni vállalkozók nyilvántartásában, vannak-e alkalmazottjai, képes-e a vállalt szolgáltatás teljesítésére. Végrehajtás alatt áll-e, áfa bevallásait időben teljesíti –e, szerepel-e a köztartozás mentes adatbázisban, megbízható adózónak minősül-e? Adószáma nincs-e törlés vagy felfüggesztés alatt? Cége ellen indult-e felszámolás, végelszámolás?
Üzleti partner képviselőjének ellenőrzése
Szerződéskötés előtt nagyon fontos az adott vállalkozás képviselőjének ellenőrzése. A szerződéskötést értem szóbeli és írásbeli megállapodásra is. Fontos követelmény, hogy a szerződést csak az arra jogosult írjhatja alá. Tudakozhatunk affelől is, hogy az ügyvezető szerepel-e az eltíltott cégvezetők nyilvántartásában.
Cégadatok ellenőrzés
A partner cég adatainak ellenőrzését a cégnyilvántartásban kell kezdenünk. Itt megtalálható a cég letölthető cégkivonata, amely felvilágosítást ad a cég székhelyéről, tevékenységi köréről, alakulásának időpontjáról, tulajdonosi összetételről, képviselőkről. Megtudhatjuk innen hogy van-e a cég ellen végrehajtás bejegyezve.
Egyéni vállalkozók ellenőrzése
Amennyiben nem cég a szerződő partnerünk hanem egyéni vállalkozó, akkor szükséges, hogy megismerjük az egyéni vállalkozó pontos és valós adatait. Lehetőségünk van az egyéni vállalkozók nyilvántartásában lekérni az adószám vagy a nyilvántartási szám birtokában az egyéni vállalkozó székhelyét, telephelyét, tevékenységi köreit. További információt kaphatunk arra vonatkozóan is, hogy működik –e a vállalkozása vagy jelenleg szünetelteti azt.
Adózással kapcsolatos ellenőrzések
Fontos ellenőrzési lépés lehet, hogy az üzleti partnert ellenőrizzük a NAV adatbázisaiban is. Itt többek között lekérhetjük az áfa alanyokat, adóhiányosokat, törölt adószámmal rendelkezőket. Nyilvánosan lekérdezhető az óriási kockázatot rejtő olyan vállalkozások amelyek két egymást követő időszakban nem teljesítették áfa bevallási kötelezettségüket. Az üzleti partner Igazságügy Minisztérium Céginformációs Szolgáltalánál nyilvántarott beszámolójának lekérdezésével már a cég vagyoni, pénzügyi helyzetét is láthatjuk, a kiegészítő mellékletből további értékes információhoz juthatunk. Amennyiben a cégnek hiányzik a közzétett beszámolója, akkor kockázatosnak minősíthetjük az üzleti partnerünket. A partner közösségi adószámának ellenőrzése elkerülhetetlen kötelességünk mert csak az érvényes közösségi adószámunk birtokában kereshedhetünk az EU más tagállamaiban.
„Szégyen lista” lekérdezések
A NAV szemrebbenés nélkül nyilvánosan megjeleníti azokat a cégeket amelyek valamely jogszabályból eredő kötelezettségüket nem teljesítették, ezért nem éppen a megbízható partnerek csoportjába tartoznak. Többekközött a szankciós jelleggel törölt adószámokat, a be nem jelentett alkalmazottakat foglalkoztatók listáját, végrehajtás alattiak, felfüggesztett adószámokat jeleníthetjük meg. Mindezekből látható, hogy üzleti partnereink ellenőrzése sokszor meglepő eredménnyel zárulhat.
Megoldás
Mint olvashattuk különböző nyilvántartások, adatbázisok teszik lehetővé a leendő üzleti partner ellenőrzését. A NAV állásfoglalása szerint ez nem csak jogunk, hanem kötelességünk is. Már az üzletkötés előtt tájékozódnunk szükséges arról, hogy milyen céggel, személy szerint kivel kívánunk szerződést kötni. Ismernünk kell a partner cégeink előéletét mert a fenti információkból sejthető, hogy az ügylet milyen eredménnyel zárulhat, hozzájuthatunk-e a pénzünkhöz és mennyire várható sikeresnek az együttműködésünk. Érdemes minden eshetőségre felkészülve megfelelően dokumentálni, hogy a vállalkozás a lehető legkörültekintőbben jár el üzletkötései során. Az adatbázisokban ellenőrizhető, hogy ki, mennyire tartja be a szabályokat, sőt az Online Számla rendszer is megkönnyíti a számlakibocsátó partnerek megbízhatóságának felmérését. A NAV részletes útmutatót adott ki a témában (3012/2017. útmutató az áthárított általános forgalmi adóra vonatkozó levonási jog érvényesítéséről és annak adóhatósági ellenőrzése során figyelembe vett szempontokról).