Így működik a papírmentes távkönyvelés lépésről lépésre
A digitalizáció fejlődésével és az adóhatóság online rendszereivel a hagyományos könyvelés felett eljárt az idő. Ma már egy cégvezetőnek nem kell havonta egyszer papírdobozokban vagy nejlonzacskókban hurcolnia a bizonylatokat a könyvelőirodába. De hogyan működik az online könyvelés a gyakorlatban, és miért nem számít ma már a földrajzi távolság?
Ebben a cikkben bemutatjuk a modern, papírmentes folyamatokat, és eloszlatjuk a távkönyveléssel kapcsolatos legnagyobb tévhiteket.
Mi az az online könyvelés és távkönyvelés?
Sokan gondolják, hogy az online könyvelés csupán annyit jelent, hogy a papíralapú számlákat beszkennelve, e-mailben küldjük el. A valóságban a modern digitális könyvelőiroda ennél sokkal többet nyújt: egy olyan integrált felhő alapú rendszert, ahol a folyamatok automatizáltak, az adatok naprakészek, a kommunikáció pedig teljesen zökkenőmentes – függetlenül attól, hogy Ön az ország melyik pontján működteti a vállalkozását.
Így működik a folyamat lépésről lépésre
A távkönyvelés nem bonyolultabb, sőt, lényegesen egyszerűbb és időtakarékosabb, mint a hagyományos módszerek. Nézzük, hogyan zajlik a mindennapokban:
-
A bizonylatok digitális átadása
Önnek nem kell gyűjtögetnie és rendszereznie a havi bizonylatokat.
- Kimenő számlák: Ha modern számlázóprogramot (pl. Billingo, Számlázz.hu) használ, a rendszert összekötjük a könyvelőszoftverünkkel. A kiállított számlák automatikusan, emberi beavatkozás nélkül megérkeznek hozzánk.
- Bejövő számlák és készpénzes bizonylatok: A partnereitől kapott e-számlákat egyszerűen továbbíthatja egy felhő tárhelyre, a benzinkúton vagy boltban kapott papíralapú blokkokat pedig egy okostelefonos applikációval azonnal lefotózhatja és feltöltheti.
-
Automatizált adóhivatali adatok
Mivel a NAV Online Számla rendszere minden belföldi számlát lát, könyvelőirodánk pedig közvetlenül az adóhatóság szerveréről is le tudja kérni a vállalkozását érintő bizonylatok listáját. Ez a kettős ellenőrzés garantálja, hogy egyetlen költségszámla sem vész el, így az online könyvelés árak megtérülése már az optimális adótervezésben megmutatkozik.
-
Feldolgozás és naprakész információk
A digitálisan beérkező adatokat intelligens szoftverek segítségével de emberi felügyelet mellett dolgozzuk fel.
Tévhitek az online könyveléssel kapcsolatban
Sok cégvezető tart a váltástól, mert köti őket a megszokás. Oszlassuk el a két leggyakoribb félelmet!
„Mi történik, ha személyes jelenlétet igénylő NAV ellenőrzést kapok?”
Ez az egyik legnagyobb tévhit. Napjainkban a NAV ellenőrzések (például a jogkövetési vizsgálatok) szinte 100%-ban elektronikus úton, az Ügyfélkapun és a Cégkapun keresztül zajlanak. A dokumentumokat digitálisan kell beküldeni, így teljesen mindegy, hogy a könyvelőiroda és az Ön székhelye között 5 vagy 250 kilométer a távolság. Szükség esetén a hivatalos képviseletet távolról is teljeskörűen ellátjuk.
„Így személytelenné válik a kapcsolat és nem kapok tanácsot”
A digitális működés nem jelenti a személyes figyelem elvesztését. Sőt, mivel a papírmunka és az adat rögzítése kevesebb időt vesz igénybe, több időnk marad a stratégiai egyeztetésekre és az adóoptimalizálásra. A kapcsolattartás telefonon, e-mailben, vagy online videós konzultáción (pl. Teams, Google Meet) keresztül ugyanolyan közvetlen és hatékony, mintha egy asztalnál ülnénk. A Digitoffice kft kiemelten jó kapcsolattartó, az emailben érkező kérdések megválaszolása legfeljebb néhány órán belül mindig megtörténik.
Kinek ajánlott a távkönyvelés?
Az online könyvelés egyéni vállalkozóknak, Kft-knek és Bt-knek egyaránt ideális választás, de különösen előnyös azoknak, akik:
- Szeretnének időt spórolni pl. az utazáson
- Haladó szellemű, modern, papírmentes vállalkozást építenek
- Szeretik a gyors, hatékony munkát és a naprakész pénzügyi adatokat
- Nem találnak a lakóhelyük környékén olyan szakembert, aki jártas lenne a digitális eszközök (pl. webshop automatizációk, online fizetési kapuk) kezelésében
Konklúzió: Váltson Ön is az adóbiztonságra!
A távolság ma már nem korlát, hanem lehetőség. Lehetőséget ad arra, hogy ne a legközelebbi, hanem a felkészültségben leginkább megfelelő könyvelőt válassza cége mellé. A Digitoffice csapata felkészülten várja Önt az ország bármely pontjáról, hogy levegye a válláról az adminisztráció terhét.
